Agence conseil et création de solutions numériques | Brest

Agence conseil et création de solutions numériques | Brest

Optimisez la Gestion des Employés avec un Outil sur Mesure – SATEC

Transformation Digitale Chez Satec : Passage d'Excel à un Outil Sur Mesure pour une Gestion Plus Efficace

Dans le monde de l’entreprise, l’accès rapide et efficace à des informations cruciales est indispensable !

Avant notre intervention, Satec gérait ses données sur les employés et les formations à l’aide d’un fichier Excel. Cette méthode présentait de nombreuses limitations, notamment l’absence d’accès à distance, l‘impossibilité de suivre les dernières modifications, et l’incapacité à mettre en place des alertes par e-mail. Face à ces défis, Satec a opté pour une transformation radicale en créant un outil sur mesure basé sur WordPress.

1. De l'Excel à la Gestion Centralisée des Employés

La gestion des employés et des formations chez Satec était auparavant entièrement basée sur un fichier Excel. Cette approche présentait des limites, notamment l’absence d’accès à distance, rendant difficile la consultation des informations par les employés lorsqu’ils en avaient besoin. La transition vers un système centralisé a résolu ce problème en permettant un accès aux données de n’importe où et à tout moment.

L’outil sur mesure permet à Satec de gérer une base d’employés de manière centralisée. Chaque profil d’employé comprend des informations essentielles telles que l’antenne à laquelle ils sont affectés, le type de poste occupé, des photos, les dates de visite médicale, … La centralisation de ces données simplifie la gestion des effectifs et facilite l’accès à des informations essentielles en temps réel.

2. Base de Données des Formations

Un autre aspect clé de l’outil est la gestion des formations. Satec peut désormais stocker et organiser les formations, qu’il s’agisse de permis de conduire, de formations spécifiques à un métier particulier, classées par catégories. Cela simplifie la gestion et l’attribution des formations aux employés, garantissant que chaque employé ait les compétences nécessaires.

3. Assignation Facilitée des Formations

L’écran de gestion permet à Satec d’assigner rapidement et efficacement des formations à ses employés. Cette fonctionnalité améliore la gestion des ressources humaines en assurant que chaque employé reçoive les formations requises, contribuant ainsi à la sécurité et à la conformité réglementaire.

4. QR Code Unique par Employé

Un élément unique de cet outil sur mesure est la génération de QR codes uniques pour chaque employé. Ces QR codes permettent d’accéder à une page spécifique sans nécessité de se connecter. Cette page affiche en temps réel les formations attribuées à l’employé. C’est un élément crucial pour une gestion proactive et transparente des formations.

L’introduction des QR codes uniques est une innovation majeure. Les employés portent des QR codes sur leur casque, permettant aux caméras de scanner ces codes. Cette technologie offre la possibilité de vérifier en temps réel si un employé est qualifié pour intervenir sur un chantier en fonction de ses qualifications et formations. Elle permet également de s’assurer que l’employé est à jour en cas de contrôle, renforçant ainsi la sécurité sur le terrain.

5. Traçabilité des Modifications et Transparence Totale

Un autre inconvénient de l’utilisation d’Excel était le manque de traçabilité des modifications. Les mises à jour apportées au fichier n’étaient pas enregistrées de manière transparente, ce qui posait des problèmes de sécurité des données et de suivi des activités. L’outil sur mesure a comblé cette lacune en maintenant un historique complet des modifications, garantissant une transparence totale.

6. La Puissance des Alertes par E-mail

Une amélioration significative est la mise en place d’un système d’alertes par e-mail. Satec peut désormais recevoir des alertes concernant les formations à venir à 6 mois, 3 mois et 1 mois avant la date d’expiration. Cela a considérablement renforcé la gestion proactive des formations, aidant l’entreprise à rester conforme aux réglementations en vigueur.

En résumé, cette transformation souligne l’importance de l’adaptation aux technologies modernes pour améliorer la gestion des ressources humaines et garantir la sécurité et la conformité. Elle met également en évidence comment une entreprise peut évoluer en passant d’anciennes méthodes à des solutions sur mesure innovantes.

Nos solutions

Donnons vie à vos idées en créant de véritables expériences en ligne.

Notre équipe de développeur chez Webdesign29 est à l'écoute de vos besoins pour façonner des sites web sur mesure, et répondre à toute demande liée au numérique. Que vous souhaitiez une présence en ligne élégante, une boutique en ligne fonctionnelle ou une plateforme interactive pour vos clients, nous nous engageons à vous offrir un design novateur et une technologie de pointe, le tout dans un package qui reflète l'essence même de votre marque.